Smart Procurement »Inteligentné nakupovanie pre každú firmu
Nakupovanie pre firmu a obstarávanie materiálu sú náročné činnosti, ktoré vyžadujú nezanedbateľné zdroje – časové aj personálne. Aby nedošlo k prerušeniu dodávateľského reťazca (Supply Chain) smerom k zákazníkovi, je vo firme nutná rozsiahla logistika a skladovanie.
Elegantným riešením tejto výzvy je E-Procurement, teda elektronické obstarávanie alebo lepšie povedané Smart Procurement, teda inteligentné nakupovanie.
To, čo na prvý pohľad znie dosť komplikovane, je často jednoduchšie, než by sa zdalo a navyše predstavuje významný potenciál k úsporám. V zásade totiž E-Procurement optimalizuje a urýchľuje všetky činnosti spojené s obstarávaním materiálu.
Pojem „E-Procurement“ má však v prvom okamihu skôr odstrašujúci účinok a to obzvlášť pre malé a stredne veľké firmy. Najmä v situáciách, kedy sú potrebné činnosti pri nakupovaní už roky vykonávané analógovo, na papieri alebo v Exceli. Avšak, pokiaľ chcú tieto firmy a podniky byť čo najlepšie pripravené na budúcnosť, mali by bezpodmienečne zaviesť digitalizáciu nakupovania, resp. Smart Procurement.
Obstarávanie materiálov, resp. podnikový nákup prebieha vo firmách veľmi často podľa presne stanovených postupov. Body, ktoré tento postup zahŕňa, siahajú od zisťovania potrieb, objednávania až po vyúčtovanie. V našom Radcovi k procesu nakupovania sme si to už podrobne rozobrali.
V malých firmách za celý proces objednávania často zodpovedá len jedna osoba. Vo väčších firmách sa na spracovaní objednávok podieľa často viac zamestnancov z rôznych oddelení. Z tohto dôvodu je objednávanie často pomalé a náchylné k chybám.
Smart Procurement sústreďuje kompletný proces objednávania do jedného, digitálneho formátu. Vďaka integrácii a sieťovému prepojeniu všetkých zúčastnených osôb je potom stav každej jednotlivej objednávky okamžite viditeľný, resp. ľahko sledovateľný.
Časovo náročné rutinné úlohy môžu prebiehať automatizovane, čím sa výrazne znižuje počet ľudských chýb. Dáta vygenerované pri procese objednávania je možné za účelom rozpoznávania vzorcov a trendov ľahko analyzovať, takže môžu tiež poslúžiť ako pomôcka pri rozhodovaní.
Prechod na digitálny proces objednávania prináša množstvo výhod v najrôznejších oblastiach:
Náklady
Vďaka cielenej optimalizácii dochádza k drastickému zníženiu nákladov na objednávanie a vedenie skladu.
Vyťaženie zdrojov
Automatizácia procesov a minimalizácia dodacích lehôt vedú k maximálnej efektivite.
Transparentnosť
Dáta týkajúce sa dodávateľov, objednávaných množstiev, cien, podmienok a dodacích lehôt sú kedykoľvek k dispozícii.
Plánovanie rozpočtu
Vďaka objednávaniu podľa potreby sa znižujú náklady na skladovanie, takže je možné lepšie plánovať rozpočet firmy.
Zabezpečenie kvality
Zabezpečenie potrebnej kvality produktov a služieb pri zachovaní najvyššej možnej kvality.
Minimalizácia rizík
Zozbierané dáta z objednávok slúžia ako základ pre rozpoznávanie rizík v rámci dodávateľského reťazca, ktorým je tak možné zamedziť.
Smart Procurement môže byť vďaka umelej inteligencii ešte inteligentnejší
Už v základnom rozsahu je Smart Procurement neuveriteľne výkonný a ponúka špeciálne pre operatívny nákup obrovský potenciál k úsporám.
Avšak, udržať si prehľad o neustále sa meniacom trhu je veľmi náročné. Navyše, množstvo dát, ktoré je potrebné sledovať, exponenciálne narastá, takže čím ďalej je ťažšie ich správne vyhodnocovať.
Aby Smart Procurement fungoval skutočne múdro, resp. inteligentne, dáva zmysel jeho prepojenie s umelou inteligenciou. Vyššie uvedené ciele je tak možné dosiahnuť oveľa ľahšie. Podpora AI navyše poskytuje ešte ďalšie výhody.
Automatické spustenie procesu objednávania pri poklesu zásob pod minimálnu úroveň je štandardnou funkciou, ktorá je využívaná už dlhú dobu. Technicky je to možné bez väčšej námahy. Umelá inteligencia (AI, Artificial Intelligence) však vďaka svojim sofistikovaným algoritmom ponúka ešte oveľa viac možností. Niektoré z nich by sme vám tu radi predstavili:
Automatizácia
Rozsiahle algoritmy AI umožňujú automatizáciu aj zložitých a rozsiahlych úloh v procese objednávania, čo vedie k výraznej úspore času a nákladov.
Dátová analýza
S pomocou AI je možná analýza veľkých objemov dát v reálnom čase. Ľahko je tak možné rozpoznať vzorce alebo anomálie a včas prijať potrebné opatrenia.
Predpovede a modely
Vďaka aktuálnym a historickým dátam dokáže AI pri nakupovaní odvodzovať aktuálne trendy a tendencie. Vďaka tomu je možné sa vyhnúť ťažkostiam pri obstarávaní potrebných materiálov.
Funkcia vyhľadávania
Funkcie vyhľadávania podporované AI umožňujú okamžité nájdenie produktov a služieb. Časovo náročné procesy nakupovania sú tak rýchlejšie a efektívnejšie.
Optimalizácia cien
Analýza a porovnávanie údajov o cenách umožňuje získať komplexný prehľad o tom, či sú momentálne ponúkané ceny prijateľné alebo či je potrebné o nich vyjednávať.
Prehľadnosť
Vďaka digitalizácii v nakupovaní vznikajú veľké objemy dát, ktoré je možné ľahko sprehľadniť. Vďaka AI je možné prezentovať informácie štruktúrovane a prehľadne.
V súhrne je možné konštatovať, že prechod na Smart Procurement prináša množstvo jednoznačných výhod veľkým aj malým podnikom. Avšak iba v spojení s umelou inteligenciou je možné naplno využiť obrovský potenciál, ktorý Smart Procure ponúka.
Digitalizácia procesov nakupovania prináša okrem už spomínaných výhod a úspor aj určité riziká v oblasti kybernetickej bezpečnosti. Globálne prepojenie firiem a dodávateľov poskytuje, napríklad kvôli nezabezpečeným rozhraniam a nedostatočnej autentifikácii široké možnosti na útoky kyberzločincov. Pretože sa navyše v zmluvných dojednaniach, v obchodných podmienkach, v cenách, počtoch kusov a technických špecifikáciách uvádzajú citlivé údaje, sú tieto informácie a zmluvy obľúbeným cieľom útokov hackerov.
Medzi najdôležitejšie opatrenia patria
⦁ Spoľahlivé šifrovanie dát.
⦁ Pravidelné bezpečnostné kontroly a penetračné testy.
⦁ Školenie zamestnancov na tému obrany proti kybernetickým hrozbám.
⦁ Používanie bezpečnostných riešení, ako sú firewally, antivírusové skenery a systémy Intrusion Detection.
⦁ Bezpečná konfigurácia systémov E-Procurement a aplikácií E-Procurement.
⦁ Pravidelné zálohovanie dát.
⦁ Vývoj a implementácia plánu reakcie na incidenty (napr. na báze ISO 27001).
Digitalizácia alebo tiež digitálna transformácia nie je len niečo, čo prebieha v globálne pôsobiacich koncernoch a vo veľkých firmách. Naopak, ani malé a stredné firmy sa nesmú digitalizácii, resp. digitálnej transformácii vyhýbať. Smart Procurement, resp. inteligentné elektronické obstarávanie je v tomto zmysle dôležitým krokom tým správnym smerom. Popri už spomínaných potenciáloch poskytuje zapojenie neustále sa zlepšujúcej umelej inteligencie doposiaľ netušené možnosti. Na význame pritom nadobúda prediktívna analýza (Predictive Analytics). Na základe dostupných historických dát sú za pomoci matematických modelov spoľahlivo predvídané budúce udalosti. Vo výsledku by mohol nákup, orientovaný podľa potrieb, prebiehať absolútne autonómne. Dôsledný ďalší vývoj a inteligentné inovácie budú nevyhnutné aj do budúcnosti, aby si firmy zachovali postavenie na trhu a výkonnosť interného podnikového reťazca tvoriaceho hodnoty.
Už spomínané informácie k téme Smart Procurement sú na jednej strane veľmi dôležité, no na druhej stranemôžu, ale pôsobiť dosť teoreticky. Preto sa pokúsime túto tému vysvetliť názorne a prakticky na príklade Conrad Smart Procure.
Conrad Smart Procure (CSP) je riešenie E-Procurement, ktoré bolo spoločnosťou Conrad Electronic vytvorené špeciálne pre malé a stredné podniky. Hlavný dôraz je kladený na digitalizáciu a automatizáciu procesov nakupovania, ktoré boli doteraz spracovávané analógovo. V dôsledku toho nie sú v podnikoch, na úradoch alebo zariadeniach k dispozícii systémy ERP pre plánovanie zdrojov ani pre digitálne nakupovanie.
Už aj existujúce firemné počítače, notebooky, tablety a smartfóny je možné bez problémov pre Conrad Smart Procure použiť. Z tohto dôvodu nie sú potrebné žiadne drahé investície do hardvéru, softvéru alebo IT systémov, pokiaľ majú byť využívané výhody Conrad Smart Procure.
Ak chcete používať Conrad Smart Procure, musíte nás najprv kontaktovať. K tomu je k dispozícii špeciálny formulár, v ktorom je možné okrem osobných údajov, zvoliť aj príslušné riešenie E-Procurement. Okrem Conrad Smart Procure pre firmy bez vlastného softvéru na nakupovanie, ponúkame ešte ďalšie zaujímavé riešenia nakupovania. Potom, čo dostaneme vašu žiadosť, naši experti na E-Procurement vás budú kontaktovať. Počas tohto rozhovoru prerokujeme najdôležitejšie fakty, ako sú vymedzenie sortimentu, adresy dodania a fakturačné adresy. Taktiež poverenia a funkcie rôznych užívateľov budú v tomto rozhovore stanovené.
Definovanie užívateľa
V rámci technológie Conrad Smart Procure existujú tri rôzne skupiny používateľov:
Administrátor:
Administrátor môže vytvárať rôznych užívateľov, prideľovať rozpočty, definovať dodacie adresy a má prehľad o nastaveniach.
Schvaľovateľ:
Schvaľovatelia v prípade potreby schvaľujú objednávky užívateľov, ktoré presahujú rozpočty jednotlivých užívateľov.
Užívateľ:
Užívatelia môžu v rámci svojho rozpočtu na vlastnú zodpovednosť vykonávať objednávky a inicializovať dodávky.
Navyše k jednotlivým užívateľom môžu byť vytvárané aj ľubovoľné skupiny užívateľov s individuálnymi oprávneniami a jasne definovaným okruhom osôb (napr. nákup).
Na základe tejto osobnej konzultácie potom pre našich zákazníkov zriadime OCI-Shop, ktorý je nevyhnutný na využívanie Smart Procure.
OCI je skratka pre Open Catalog Interface a predstavuje štandardizované rozhranie na elektronickú výmenu dát katalógu.
Zriadenie OCI-Shopu
OCI-Shop je presne prispôsobený potrebám a požiadavkám príslušných firiem používateľov. Okrem toho sa užívateľské rozhranie OCI-Shopu do značnej miery opiera o internetový obchod spoločnosti Conrad, čo umožňuje intuitívne používanie.
V OCI-Shope sú však integrované a pre užívateľov viditeľné iba skupiny produktov, ktoré sú relevantné pre nákup a ktoré sú vopred definované. Požadované produkty sa potom vkladajú do nákupného košíka ako obvykle. Pri prevzatí nákupného košíka sú potom dáta vybraných produktov v OCI-Shope prevzaté do systému Smart Procure.
Vlastné objednanie tovaru, resp. akékoľvek potrebné schválenie potom prebieha podľa podnikových predpisov v rámci systému Smart Procure.
Screenshot prehľadu objednávky
Ako už bolo uvedené, riešenia Smart Procurement ponúkajú množstvo výhod. Pri používaní systému Conrad Smart Procure môžu aj malé a stredne veľké firmy, podniky a organizácie profitovať z množstva ďalších benefitov. Najdôležitejšie fakty sme pre vás zhrnuli takto:
Prístup a náklady:
- Napojenie systému na báze prehliadača
- Žiadne ďalšie náklady/poplatky
- Žiadne licenčné poplatky
- Prístup k sortimentu spoločnosti Conrad 24/7
- Ukazovateľ dostupnosti v reálnom čase
Flexibilita a kontrola:
- Prispôsobiteľné účty a oprávnenia
- Flexibilné adresy dodania
- Pevne stanovené skupiny užívateľov
- Obmedzenie rozpočtu
- Transparentný prehľad o objednávkach
Efektivita a automatizácia:
- Automatizované spracovanie faktúr
- Riešenie Single-Creditor
- Rozsiahle štatistiky a vyhodnotenia
- Znížené náklady na nakupovanie
- Rýchla reakcia v prípade potreby
Vyžiadať prístup ku Conrad Smart Procureo dostęp do Conrad Smart Procure
Jedným kliknutím si môžete vyžiadať prístup ku Conrad Smart Procure.
Testovací prístup ku Conrad Smart Procure
Záujemcovia, ktorí si nie sú istí, si môžu v prípade potreby vyžiadať testovací prístup. Vďaka tomu získavajú firmy možnosť si pomocou testovacieho katalógu všetky procesy objednávania, vr. oprávnenia interne vyskúšať a vyškoliť vlastných zamestnancov na používanie tohto systému. V tejto fáze dokážu zúčastnené osoby veľmi rýchlo oceniť prednosti a úsporu času, ktorú riešenie E-Procurement prináša. Pokiaľ procesy objednávania a postupy pri schvaľovaní prebiehajú efektívne a hladko, je možné testovací systém prepnúť do ostrej prevádzky.