Manažment C-dielov » Efektívne procesy nakupovania C-dielov
Nakupovanie tovaru v podnikoch a prevádzkach je každodennou výzvou. Podľa druhu a množstva dielov, ktoré je potrebné nakúpiť, sa vyjednávajú zmluvy, v ktorých môže ísť napríklad aj o milióny eur. Nie je teda divu, že sa oddelenia nákupu zameriavajú najmä na veľké projekty.
Avšak pri svojej práci nesmú zabúdať ani na zdanlivo lacné položky. K týmto takzvaným C-dielom sa bohužiaľ mnohé firmy správajú tak trochu macošsky. Pritom, ale práve v tejto oblasti sa skrýva veľký potenciál k úsporám a to aj napriek tomu, že sú ceny týchto dielov pomerne nízke. Radi vám vysvetlíme, aký strategický význam má manažment C-dielov a ako naplno sa dá využiť s ním spojený potenciál k úsporám.
V podnikoch a prevádzkach sú denne potrebné najrôznejšie materiály a produkty. Tie musia byť k dispozícii vždy v správnom okamihu, aby nedošlo k prerušeniu procesu tvorby hodnôt a k ohrozeniu dodávok zákazníkovi. Pritom je ale veľký rozdiel, či potrebujeme nakúpiť stroje, určitú surovinu alebo rôzne drobné diely.
Rôzne tovarové skupiny majú na základe svojej materiálnej hodnoty a svojho významu pre chod prevádzky rôznu váhu. Pojem C-diely vyplýva z ABC analýzy. ABC Analýza sa používa na presné rozčlenenie. Všetky potrebné diely je tak možné rozdeliť do troch tried, s ktorými je potom možné ďalej na vnútropodnikovej úrovni pracovať.
Pri ABC analýze sa na posúdenie používa množstvo požadované za určitú časovú jednotku a hodnota tovaru, ktorý sa má obstarať. Priradenie množstva a hodnoty potom môže vyzerať nasledovne:
Klasifikácia prostredníctvom ABC analýzy
| Klasifikácia | Spoločné znaky triedy | Priradenie množstva a hodnoty |
|---|---|---|
| A-diely | Veľmi nízky počet a vysoká hodnota jednotlivých položiek. | 10–20 % množstva tovaru zodpovedá asi 70–80 % hodnoty tovaru. |
| B-diely | Nízky počet a stredne vysoká hodnota jednotlivých položiek. | 10–40 % množstva tovaru zodpovedá asi 10–25 % hodnoty tovaru. |
| C-diely | Vysoký počet a nízka hodnota jednotlivých položiek. | 50–70 % množstva tovaru zodpovedá asi 5–10 % hodnoty tovaru. |
V mnohých firmách predstavujú C-diely napríklad klasické kancelárske potreby a takzvané produkty MRO. To sú produkty, ktoré sú nevyhnutné na údržbu (Maintainance), opravy (Repair) a prevádzku (Operations). Patria sem aj hygienické prostriedky, ochranné pracovné prostriedky a spotrebné materiály.
Pretože sa C-diely na rozdiel od tovaru v kategórii A alebo B pohybujú skôr v nižších cenových hladinách, mnohokrát im oddelenie nákupu nevenuje príliš veľkú pozornosť. To je ale z hľadiska podnikovej ekonomiky hrubá chyba.
Hodnota tovaru
Procesné náklady
Pri nakupovaní je totiž dôležité vedľa hodnoty tovaru zohľadniť aj s nákupom spojené procesné náklady.
To sú náklady, ktoré vznikajú pri objednaní C-dielov. Patria sem všetky pracovné úkony spojené s výberom produktu, výberom dodávateľa, vytvorením objednávky, prevzatím tovaru, priradením tovaru, distribúciou tovaru, kontrolou faktúry, zaúčtovaním a archiváciou.
Pri A-dieloch a B-dieloch tvoria procesné náklady v priemere asi 20 % nákupnej ceny.
Pretože sú náklady na nakupovanie C-dielov výrazne vyššie, zodpovedajú procesné náklady často mnohonásobku vlastnej hodnoty tovaru.
Procesné náklady výrazne predražujú nakupovanie
Napríklad jednoduché kombinované kliešte, ktoré dodávateľ ponúka za 22 €, stoja nakoniec firmu viac než 100 €! Cena za takúto objednávku sa tým päťnásobne zvýšila. A to ešte nie je všetko!
Keď vezmeme do úvahy počty kusov, majú C-diely leví podiel na celom objeme nakupovaného tovaru. Preto takýto bežný podnik každoročne vytvorí aj niekoľko tisíc jednotlivých objednávok.
Pokiaľ predpokladáme podiel procesných nákladov na jednu objednávku vo výške 89 €, ktorá je v praxi celkom reálna a 6 000 objednávok ročne, po vynásobení sa veľmi rýchlo dostaneme na hodnotu 534 000 €.
Najhoršia situácia je, pokiaľ nakupovanie C-dielov v danom podniku nepodlieha žiadnemu centrálnemu riadeniu. Potom si každé oddelenie viac menej zaisťuje svoje C-diely samostatne na vlastnú zodpovednosť. Pretože sa ale jednotlivé oddelenia medzi sebou nedohodnú, rovnaké produkty sa objednávajú niekoľkokrát a od rôznych dodávateľov. Často sa pritom ani nevyjednáva o cene a nevyužívajú sa ani množstevné zľavy. Tieto a ďalšie negatívne dopady „divokého“ nakupovania sme podrobne popísali v našom Radcovi k nákupom typu Maverick.
Cieľom profesionálneho manažmentu C-dielov je optimalizovať nakupovanie potrebného tovaru a tým znížiť náklady na tieto prevádzkové prostriedky. Pritom ale nejde len o dosiahnutie výhodnejších cien produktov pri nákupe. Oveľa väčšou pákou na efektívne obstarávanie je v tomto prípade zníženia vysokých procesných nákladov. Manažment C-dielov sa preto netýka len oddelenia nákupu. Na procese nakupovania sa oveľa viac musia podieľať všetky dotknuté oddelenia.
Navyše by sa manažment C-dielov nemal týkať len oddelenia nákupu, ale aj výroby. Manažment dielov sa napokon v priemysle, resp. vo výrobných odvetviach, realizuje výrazne ľahšie. Spotreba určitých produktov, ako sú napríklad skrutky, matice , podložky alebo káblové príchytky má totiž priamu nadväznosť na výrobu.
K tomu sa vo výrobe používajú automaty na výdaj tovaru, prenosné kontajnery alebo systémy regálov a boxov Kanban. Odber tovaru, napríklad z regálu Kanban, je elektronicky zaznamenaný.
Spoločne s ukazovateľmi aktuálneho stavu skladových položiek a plánovanou potrebou je možné v systéme ERP automaticky a včas generovať objednávky.
Cieľom je neustála dostupnosť všetkých potrebných dielov bez toho, aby sa tým zvyšovali náklady na ich skladovanie.
Ťažšie je to s manažmentom C-dielov v nákupe. Tu vstupuje do hry oveľa viac faktorov a skutočnú potrebu je možné plánovať len do istej miery. Z tohto dôvodu sa teraz na oblasť nakupovania pozrieme trochu viac zblízka.
Manažment C-dielov v nákupe je v zásade oveľa väčšou výzvou, pretože predstavuje pomerne komplexnú úlohu. Najmä tam, kde sa až do daného okamihu nakupovalo nekoordinovane. V takých prípadoch sa v praxi osvedčilo postupovať pri zavádzaní manažmentu C-dielov krok za krokom.
Pravidelná revízia existujúcich systémov manažmentu
Aj keď podnik disponuje dobre fungujúcim manažmentom C-dielov, má zmysel sa nad jednotlivými bodmi z času na čas trochu bližšie pozrieť. Na trhu, ktorý sa prudko vyvíja, je potrebné dostupné možnosti stále znova preverovať. Iba tak je možné potenciál pre optimalizáciu využiť naplno.
Efektívne pracovné procesy a elektronicky podporované nakupovanie sú tajným receptom pre úspešné podnikanie. Ale aj nákup zdanlivo cenovo výhodných drobných dielov je potrebné vykonávať s rozmyslom. Najmä v tejto oblasti sa totiž môžu procesné náklady vyšplhať do závratných výšin. Tieto náklady potom musia byť prostredníctvom ceny produktu prenesené na zákazníka. Tým trpí konkurencieschopnosť podniku.
Zavedenie efektívneho riešenia pre nákup C-dielov tomu môže definitívne zabrániť a navyše dokáže významne znížiť procesné náklady. Optimalizácia nakupovania C-dielov, ale nie je jediným spásnym riešením nákupov. Oveľa dôležitejšie je, aby sa na nakupovaní aktívne podieľali všetky dotknuté oddelenia. Len tak dokáže pracovník v oddelení nákupu pochopiť, prečo servisní technici nutne potrebujú napríklad kalibrovaný merací prístroj. Na druhej strane, pracovníci nákupu dokážu zrozumiteľne vysvetliť, prečo vedenie firmy pri nakupovaní preferuje určité nástroje, meracie prístroje alebo dodávateľa.