Digitálne pracovisko: Buďte efektívni a produktívni v kanceláriách, na home office aj na cestách
Aktualizované: 27. 5. 2024 | Doba potrebná na prečítanie: 6 minút
Moderná spolupráca z akéhokoľvek miesta sa už stala štandardom. Hlavnou témou tímovej práce nie je otázka KDE, ale skôr AKO. Pevné pracovné doby a klasické pracoviská v kancelárii nie sú pre dnešné požiadavky ekonomiky dostatočne dynamické. Hybridné formy práce robia podnikanie vo všetkých odboroch flexibilnejším, efektívnejším a udržateľnejším. Hybridný spôsob práce je taktiež nevyhnutný, ak chceme získavať nové pracovné sily alebo udržať si tie existujúce (Employee Experience a Work-Life-Balance).
Ako však ale vytvoria zodpovedné osoby optimálne rámcové podmienky? Ako môžu podniky realizovať výhody hybridných pracovných modelov? Centrálnu úlohu pri realizácii hybridnej práce zohráva digitálne pracovisko – nazývané aj Digital Workspace, Digital Workplace alebo Modern Workplace. To je kľúčom k digitalizácii pracovných procesov, k zvyšovaniu efektivity a používaniu umelej inteligencie (AI).
Čo sa rozumie pod pojmom Digital Workplace?
Digitálna spolupráca zmenila externú a internú komunikáciu vo firmách. Dnes musia tímy komunikovať agilne a prepojene. Komunikácia na diaľku medzi spolupracovníkmi, obchodnými partnermi a zákazníkmi sa pritom výrazne zvýšila. Výmena informácií prebieha štandardne cez on-line kanály a UCAaS platformy (Unified Communications as a Service). Aby to firmy dosiahli, potrebujú štruktúru na komunikáciu a spoluprácu, ktorú ich pracovníci môžu používať aj so všetkými relevantnými koncovými zariadeniami, ako sú počítače, laptopy a smartfóny, bez ohľadu na to, kde sa práve nachádzajú.
Digitálne pracovisko je synonymom produktívnej, mobilnej a bezpečnej práce založenej na báze nových technológií a digitálnych nástrojov. Ide o plne digitalizovanú, na mieste nezávislú pracovnú platformu, ktorá podporuje moderné obchodné procesy.
Digital Workplace posúva workflows jednotne po celom virtuálnom priestore. Prostredníctvom Workspace pristupujú pracovníci k aplikáciám, službám, nástrojom a dátam, ktoré umožňujú sieťovo prepojenú spoluprácu. Cieľom je poskytovať všetky potrebné informácie kedykoľvek, kdekoľvek a rýchlo. To umožňuje tímom pohybovať sa medzi rôznymi miestami a časovými plánmi.
Podniky, ktoré chcú byť aj v budúcnosti úspešné, musia svoju podnikovú kultúru zamerať na inovácie a udržateľnosť. K vytváraniu hodnôt prispieva každá zamestnankyňa a každý zamestnanec. O to dôležitejšie je vytvoriť optimálne rámcové podmienky pre všetkých. Tak môže každý článok reťazca vydať zo seba to najlepšie. Digital Workspace zjednocuje celú radu potrieb moderných podnikov:
Zamestnanci a tímy oceňujú osobné pracovisko, ktoré neodvádza ich pozornosť, s vysokou integráciou chytrých, mobilných spôsobov práce. Praktické riešenie spočíva v zjednotení komunikácie do jednej platformy, ktorá poskytuje všetky potrebné funkcie a ktorá je akceptovaná všetkými zamestnancami. Digitálne pracovné prostredie obmedzuje zmenu kontextu spôsobenú prepínaním medzi jednotlivými nástrojmi. On-line preklady a live transkripcie schôdzok, asistenčné funkcie AI a automatické zhrnutia schôdzok šetria drahocenný čas.
V odborných oddeleniach je dôležitá rýchla výmena znalostí, spoločné spracovanie a zdieľanie dokumentov a prístup k výsledkom práce.
Oddelenia marketingu a predaja sú odkázané na vysokú disponibilitu dát o trhoch a zákazníkoch. Aj multikanálové kampane a získavanie informácií na kanáloch sociálnych médií sú stále dôležitejšie.
Oddelenia IT sa usilujú o spoľahlivú, bezpečnú IT infraštruktúru, ktorá sa ľahko udržuje.
Vedenie firmy si praje zvýšenie produktivity a efektivity pri znížených nákladoch, kratších inovačných cykloch, bezpečnosť investícií a zlepšenie hospodárskej súťaže.
Digital Workplace je ucelený koncept, ktorý vyžaduje implementačné stratégie v mnohých oblastiach. Len tak je možné prepojiť obsahy, nástroje a organizáciu naprieč oddeleniami.
Počnúc pracovným prostredím (miestnosť a písací stôl) cez osobné pracovné prostriedky (počítač, notebook, Convertible a smartfóny) a technológie (rozhranie pre interdisciplinárnu tímovú prácu v cloude) až po ľudské zdroje (nábor a zvyšovanie užívateľskej akceptácie prostredníctvom školenia). Pokiaľ sa na to pozrieme globálne, Digital Workplace nie je len požiadavkou na priestory, hardvér a softvér, ale aj usporiadaním obchodných procesov a celej organizácie.
Mnoho podnikov už v zásade dosiahlo schopnosť pracovať na diaľku a za týmto účelom digitalizovalo časti osobných pracovísk. Dostupnosť technológií však často ešte nie je taká vyspelá, aby bolo možné digitalizovať všetky pracoviská, ktoré by mohli byť digitalizované.
Každá firma uplatňuje svoj vlastný prístup k digitálnemu pracovisku. Zistite si, ktorá forma a aký rozsah hybridných pracovných modelov je pre vašu spoločnosť najvhodnejšia. Identifikujte kamene úrazu a definujte svoje ciele vo Workplace. Nie všetko musí prebiehať on-line a nie všetko sa musí odohrávať v kancelárii. Zistite si, aké konkrétne vybavenie budete potrebovať, pokiaľ ide o kamery, mikrofóny, headsety a riešenia konferenčných priestorov.
Produktivita zamestnancov a ich skúsenosti sú dôležitými faktormi úspechu hybridných scenárov práce. Hybridné tímy sú silne závislé na technike, ktorou Digital Workplace disponuje. Každý, kto správne používa mobilné koncové zariadenia, môže vďaka Digital Workplace pracovať produktívne a cielene kdekoľvek. Aby mohli zamestnanci dosiahnuť požadované výsledky, potrebujú kvalitné pracovné prostriedky, ktoré zodpovedajú ich preferovanému pracovisku: kancelárii, home office alebo mobilnému. Potrebné sú zariadenia, ktoré je možné flexibilne používať a ľahko spravovať. V spojení s rýchlou WLAN a 5G už nič nebráni v ceste práci, ktorá je nezávislá na čase a mieste.
Voľba technológie vychádza v prvom rade predovšetkým z požiadaviek spoločnosti. Aj potreby zamestnancov a ich pohodlie zohrávajú svoju úlohu. Mobilní užívatelia prevažne často uprednostňujú kompaktné a energeticky efektívne notebooky s nízkou hmotnosťou a dlhou životnosťou akumulátora. Notebooky zamerané na výkonnosť poskytujú náročným používateľom vysoký výkon a komplexné procesy.
Dôležitý je tiež aspekt dlhej životnosti a koncept servisu, aby mohli tímy trvalo zostať v kontakte a aby nezaťažovali IT oddelenie. Spoločnosť Conrad ponúka vhodné triedy zariadení v rôznych kategóriách vybavenia a výkonu.
Tip: Zvýšte digitálnu kompetenciu a motiváciu vašich zamestnancov. Ponúknite im príslušné školenia.
Často zanedbávanými bodmi, pokiaľ ide o hardvér pre digitálne pracovisko, sú periférne zariadenia a príslušenstvo. Často tým trpí efektivita, pretože chýbajú headsety a kamery, ktoré by vyhovovali požiadavkám biznisu, tak aby bol obraz a zvuk optimálne prenášaný v oboch smeroch. Vysoko kvalitný headset tlmí hluk z okolia a je možné ho pohodlne nosiť po celé hodiny. Alebo sa stáva, že mobilné počítače nemôžu plne rozvinúť svoj potenciál, pretože chýba dokovacia stanica alebo druhá obrazovka. Myslite aj na zdanlivé maličkosti, ako sú pripojovacie káble pre externé monitory a ochranné clony pre tých, ktorí pracujú počas cesty v autobuse alebo vo vlaku. Do rovnakej kategórie patrí aj šikovná taška, v ktorej môže používateľ bezpečne prevážať notebook vrátane príslušenstva.
Hybridné videomeetingy, chaty, virtuálne priestory, virtuálne tabule a udalosti: Požiadavky podnikov sú rozmanité a menia sa. Trápi vás neefektivita hybridnej komunikácie a spolupráce vo vašom podniku? Potom je na čase, aby ste procesy optimalizovali pomocou správnej cloudovej platformy.
Microsoft 365 ako riešenie Office predstavuje pre firmy dobré východisko na použitie Digital Workplace. Microsoft Teams, Zoom a podobné platformy zvyšujú intenzitu kontaktov na digitálnom pracovisku a zlepšujú tok informácií a spoluprácu. Zjednocujú spoluprácu v podniku na jednej platforme a vytvárajú ekosystém pre globálnu spoluprácu. Podniky sa pritom môžu samy rozhodnúť, kde a ako sa bude komunikácia odohrávať a aké zariadenia sa na to budú používať.
Platforma poskytuje možnosť zdieľať obrazovky a komentáre, spolupracovať v reálnom čase a spoločne používať súbory. Zamestnanci môžu hladko prepínať medzi telefónom, videom a chatom, odosielať súbory, spoločne využívať obsahy a plánovať schôdzky. Virtuálne prostredie premení akékoľvek miesto na kanceláriu. Aj komunikácia s poskytovateľmi služieb, dodávateľmi, zákazníkmi a uchádzačmi prebieha touto cestou. Kontrola prístupu a šifrovanie zaisťujú, že ku cloudovým službám majú prístup iba oprávnené osoby.
Tip: Do platforiem je možné integrovať bežné bi1438znisové aplikácie. Tým odpadá v digitálnom pracovnom prostredí prepínanie medzi rôznymi aplikáciami.
Nové rozvrhnutie konferenčných priestorov s ohľadom na hybridnú prácu
Digitalizácia a hybridné modely práce vedú k zmene spôsobu fungovania kancelárie: Popri konceptoch so zdieľanými pracovnými stolmi pre sústredenú prácu je potrebné zaistiť malé a väčšie rokovacie miestnosti ako miesta pre kooperatívnu prácu. Či už ide o schôdzky, video-konferencie, prezentácie, brainstorming alebo webinár, vybavte svoje priestory tak, aby umožňovali hybridný spôsob práce a ponechajte voľbu na svojich zamestnancoch. Nové koncepty priestorov sú čoraz dôležitejšie pre kreatívne výmeny poznatkov a osobné stretávanie. Uplatnia sa pri tom napríklad zóny s pohovkami, ktoré umožňujú uvoľnený brainstorming a nadväzovanie sociálnych väzieb.
Na kolaboratívne procesy potrebujú spoločnosti tímovo orientované miestnosti s modernou video a audio technikou. Efektívne procesy spolupráce zvyšujú produktivitu a spokojnosť v tíme – či už vďaka rýchlemu zahajovaniu hybridných schôdzok, bezdrôtovému zdieľaniu obrazoviek alebo komentovaniu v reálnom čase. Neefektívne stretnutia naproti tomu stoja čas a peniaze.
Pri prechode na hybridné video-konferenčné priestory dbajte na to, aby hardvérové a softvérové riešenie zodpovedalo zamýšľanému účelu použitia. A myslite aj na rezervačný systém, ktorý môžu tímy využiť na organizáciu obsadenosti konferenčných miestností.